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Regulamento


REGULAMENTO DE FUNCIONAMENTO DA FORMAÇÃO
 


PONTO I: POLÍTICA E ESTRATÉGIA DA FORMAÇÃO

A formação profissional consubstancia-se numa das principais áreas de atuação da APEMIP Serviços, Unipessoal, Limitada (vulgo “APEMIP Serviços” ou “Academia”), a qual é representada pela Academia APEMIP que tem como objetivo core assumir-se como a verdadeira escola de formação da mediação imobiliária no panorama nacional.
A oferta formativa é disponibilizada através das seguintes modalidades:
• Interempresa, em que os formandos são provenientes de distintas sociedades de mediação imobiliária e partilham experiências num curso já agendado no Calendário de Formação;
• Intraempresa, em que uma empresa que pretenda uma temática em específico para os seus colaboradores, em exclusivo, entra em contacto com a Academia para solicitar um orçamento - formação à medida. Neste tipo de formação, os conteúdos podem ser concebidos à medida das necessidades específicas da empresa em causa, assim como o horário e a data de realização da ação de formação, havendo a possibilidade de receber essa formação online, presencialmente nas instalações da empresa ou nas da Academia APEMIP.

Neste contexto, a estratégia formativa da Academia APEMIP centra-se em disponibilizar, anualmente, um Calendário de Formação, com cursos que pretendem ir ao encontro das necessidades do seu público-alvo, designadamente, as sociedades de mediação imobiliária associadas e não associadas à APEMIP. O objetivo é prestar um serviço de qualidade que crie valor acrescentado para os profissionais do setor imobiliário, permitindo a profissionalização do mesmo através de cursos atuais, que promovam o excelente e transparente exercício da atividade, bem como o desenvolvimento de competências que assegurem a adequação e modernização das práticas.

Neste sentido, a Academia orienta a sua estratégia formativa pelos seguintes princípios:
• Avaliar o meio envolvente do setor imobiliário e adequar a oferta formativa às exigências do setor e ao contexto económico atual, recorrendo a um diagnóstico de necessidades formativas anual (DNF) enviado por e-mail, de preenchimento online, à base de dados de associados e não associados APEMIP;
• Analisar os questionários de satisfação das ações de formação ministradas, com o objetivo de identificar as necessidades e expectativas dos formandos (colaboradores de Academias de mediação imobiliária associadas ou não associadas) e garantir que estas são integralmente supridas ou superadas;
• Proporcionar aos formandos os conteúdos pedagógicos necessários para garantir uma constante e consistente atualização das normas técnicas e legais que regulam o sector imobiliário, e que assegurem o reforço da sua valorização profissional.
• Envolver, de forma clara e distinta, a estrutura de formação responsável pela conceção, planeamento, organização e desenvolvimento do Plano de Formação, motivando o desenvolvimento de um espírito construtivo, inovador e orientado para os resultados e para a melhoria contínua;
• Estabelecer parcerias com escolas nacionais e internacionais (v.g. Sinálise (Central Med), Notrorius (Clínica do Tempo), União de Créditos Imobiliários (UCI), Universidade Autónoma de Lisboa, Martinez&Chevarria) que desenvolvem atividades complementares permitindo, deste modo, criar valor para todos os stakeholders.

Face ao exposto, a Academia APEMIP garante que a conceção do Calendário de Formação, concebido anualmente, relativo aos formatos presencial (Lisboa, Porto, Coimbra e Vilamoura) e online – live-training, vai ao encontro da qualidade e processos exigidos pela DGERT - Direção-Geral do Emprego e das Relações de Trabalho, permitindo a validação perante o Instituto dos Mercados Públicos, do Imobiliário e da Construção, I.P. (IMPIC), entidade reguladora do sector da construção e do imobiliário.

A Academia APEMIP é uma entidade formadora certificada pela DGERT nas áreas de educação e formação:
- 090 – Desenvolvimento Pessoal
- 341 – Comércio
- 344 - Contabilidade e Fiscalidade
- 345 – Gestão e Administração
- 380 - Direito
Além desta certificação, a Academia APEMIP é também certificada pelo Banco de Portugal nas áreas de Intermediação de Crédito e Comercialização de Crédito Hipotecário.


PONTO II: FORMAS E MÉTODOS DE INSCRIÇÃO E SELEÇÃO

O Calendário de Formação é divulgado no site da Academia (https://www.academiaapemip.pt/paginainicial), trimestralmente, e as áreas de formação abrangidas, com os respetivos cursos e programas de formação, encontram-se disponíveis durante todo o ano, pelo que todos os interessados na inscrição ou obtenção de mais informações sobre os mesmo, podem solicitar esclarecimentos adicionais à APEMIP Serviços, via contacto telefónico ou e-mail, disponibilizados no site.

O método de inscrição aplica-se por curso de formação e consubstancia-se no preenchimento, por parte dos interessados, de uma ficha de inscrição (em formulário ou em PDF editável), a qual é parte integrante do referido Calendário de Formação/site. Em alternativa, a ficha de inscrição pode ser solicitada à APEMIP Serviços.
As empresas associadas, que pretendam frequentar a formação, devem ter a situação de quotas regularizadas, sendo que o valor máximo aceitável em dívida é de 150€.
Após a submissão da Ficha de Inscrição no site, o mesmo envia automaticamente para o e-mail indicado no campo “Dados do Participante”, uma cópia da Ficha de Inscrição preenchida e o pedido de pagamento da inscrição, sendo obrigatório o envio do comprovativo de pagamento para validação da inscrição, para geral@apemipservicos.pt. Posteriormente, na semana da formação, caso verificados formandos que ainda não efetuaram o pagamento, é solicitado novamente o mesmo por e-mail, sendo possível contactar também a empresa a que pertence o(a) formando(a) ou fazer uma chamada.
No dia anterior à formação, é enviada mais informação sobre a mesma. Caso a formação seja presencial, é relembrado o horário de formação, a morada, o nome do(a) formador(a) e caso seja possível, enviamos o material de apoio à formação. Se a formação for online são relembrados os mesmos dados, e enviados os links para o acesso à sessão de Live-Training, para o teste de avaliação sumativa e para o questionário de satisfação, explicando o modo de funcionamento dos mesmos, de caráter obrigatório.
Geralmente, a Academia APEMIP não procede à seleção dos participantes, identificando para cada curso a população-alvo a que se destina e definindo, sempre que pertinente, pré-requisitos indicativos/de aconselhamento para a frequência dos cursos. No entanto, tendo em consideração as particularidades da atividade formativa e de alguns cursos ministrados, a seleção de formandos é efetuada de acordo com o perfil dos interessados em participar na formação e o n.º de formandos, máximos e mínimos, estabelecido para a realização de um determinado curso, por forma a assegurar o cumprimento integral dos objetivos delineados.
Por último, salienta-se que a supracitada forma e método de inscrição e seleção de formandos aplica-se, igualmente, para os cursos realizados no âmbito do estabelecimento de protocolos com entidades externas.


PONTO III: CONDIÇÕES DE FREQUÊNCIA

Os cursos de formação da Academia APEMIP são iniciados quando as condições de frequência se encontram satisfeitas, a saber:
(i) Número mínimo de participantes, por curso de formação, de 8 formandos(1);
(ii) Número máximo de participantes, por curso de formação presencial, de 29 ou 35 inscritos em Lisboa, 22 no Porto, 24 em Vilamoura e 20 em Coimbra; e por curso de formação online, entre 30 a 100 formandos(2).
(iii) Equipa formativa garantida;
(iv) Organização do curso assegurada e recursos pedagógicos estabelecidos;
(v) Local de formação apto à realização da formação (condições de luminosidade, instalações sanitárias, limpeza, coffee break, etc – quando presencial – e sala de Zoom, assim como links de Google Forms para DTP, Teste e Questionário de Satisfação, criados e enviados a(o) respetivo(a) formador(a) e formandos).
(vi) Pagamento efetuado e comprovado por parte dos inscritos/empresa inscrita.

Adicionalmente, para o caso específico das sociedades de mediação imobiliária que são associadas à APEMIP, a frequência dos seus colaboradores nos cursos de formação exige que a situação das quotas se encontre regularizada.

(1) Em alguns cursos, devido ao custo associado a(o) formador(a) e à logística da formação, o nº mínimo de formandos é maior, podendo avançar apenas a partir do momento em que não advenha prejuízo.
(2) Variação dependente da altura do ano e do(a) formador(a) que ministra a ação de formação, especificamente.


PONTO IV: REGIME DE PAGAMENTO E POLÍTICA DE DEVOLUÇÕES, ISENÇÕES E TRANSFERÊNCIA DE INSCRIÇÕES ENTRE AÇÕES DE FORMAÇÃO

O pagamento de cada ação de formação é solicitado, automaticamente pelo site, para o e-mail que é indicado na ficha de inscrição, nos “Dados do Participante”, pelo inscrito(3), estando, por sua vez, a inscrição sujeita ao limite máximo e mínimo de número de participantes. Assim que verificada a viabilidade de avanço da formação, é solicitado através de e-mail, o valor da inscrição aos inscritos que ainda não enviaram o comprovativo de pagamento. O pagamento pode ser efetuado apenas por Transferência Bancária para o IBAN PT50 0018 000322783617020 41 – Santander.

No que respeita à política de devoluções, salienta-se que em situações de desistência por parte dos formandos, os mesmos têm até ao sétimo dia útil anterior à data de agendamento da ação de formação para comunicar a sua desistência à APEMIP Serviços (para: geral@apemipservicos.pt ), por escrito, sendo, neste caso – e somente neste caso – restituído, na íntegra, o valor da inscrição.

No que se refere à transferência de inscrições entre ações, salienta-se que em situações de pedidos de transferência por parte dos formandos, os mesmos têm até ao quarto dia útil anterior ao início da ação de formação para comunicar o seu pedido de transferência à APEMIP Serviços (para: geral@apemipservicos.pt), por escrito, ficando neste caso o valor pago disponível para outra ação de formação de valor igual ou superior (apenas)(4), a usufruir no ano de inscrição da formação da qual existe crédito. O(a) formando(a) tem o dever de se inscrever na formação que tiver interesse e nos comunicar que pretende utilizar o valor em crédito, até ao final do ano ao qual corresponde o crédito.
Caso o motivo da transferência de inscrição seja de saúde ou de força maior, poderá ser aceite, mediante análise da APEMIP Serviços, no dia anterior à formação ou no dia da mesma, antes da mesma iniciar.

No que concerne aos pedidos de substituição de inscritos, salienta-se que os formandos que pretendam solicitar a substituição da sua inscrição por a de outra pessoa, devem formalizar o pedido por escrito, via e-mail enviado à APEMIP Serviços (para: geral@apemipservicos.pt) para apreciação e aprovação. Se aprovado, a pessoa que irá substituir deve enviar a sua ficha de inscrição atempadamente antes da ação de formação iniciar.

Por fim, a APEMIP Serviços reserva-se ao direito de cancelar ou adiar a realização das ações de formação, caso o número de participantes seja insuficiente. No caso de necessidade de cancelamento, o mesmo é comunicado por e-mail a todos os inscritos, sendo apresentadas duas hipóteses: o pedido de devolução do valor ou a manutenção do valor em crédito até ao fim do ano para utilização, de qualquer membro da empresa que invoque o crédito, em qualquer formação que se inscreva.
Caso o pedido de cancelamento da inscrição seja efetuado pelo(a) formando ou pela empresa à qual pertence, deve ser efetuado até ao quarto dia útil anterior ao início da formação. Caso seja efetuado nas 24 horas anteriores ou no dia da formação, a APEMIP Serviços reserva-se ao direito de decidir se aceita o mesmo caso considere pertinente os motivos apresentados.

(3) Quando preenche o formulário de inscrição do site da Academia.
(4) O valor em crédito deve apenas ser utilizado em formações, não pode ser utilizado para pagamento de quotas, eventos ou outros serviços disponibilizados pela APEMIP ou pela APEMIP Serviços.


PONTO V: CONDIÇÕES DE FUNCIONAMENTO DA FORMAÇÃO E DESCRIÇÃO GENÉRICA DAS RESPONSABILIDADES DOS INTERVENIENTES NO PROCESSO FORMATIVO

funcionamento da atividade formativa decorre do cumprimento de um conjunto de requisitos que são assegurados pela estrutura de Recursos Humanos afeta à atividade de formação, os quais se enunciam infra:

1. Instalações
• A APEMIP Serviços dispõe no total de 5 salas distribuídas pelas regiões do Norte, Centro (Coimbra), Lisboa e Sul (Vilamoura) destinadas exclusivamente à realização de ações de formação.
• Estão asseguradas as dimensões e condições ambientais adequadas em termos de luminosidade, temperatura, ventilação, ruído, tais como as condições de higiene e segurança;
• As salas de formação estão devidamente isoladas de forma a que qualquer ocorrência verificada no exterior não interfira com o normal funcionamento do curso;
• As salas estão equipadas de forma a permitir o uso de equipamentos de apoio, nomeadamente, televisão, comando, vídeo projetor, computador ou flipchart;
• O mobiliário existente é adequado, suficiente e encontra-se em boas condições.

2. Funcionamento das formações
• Os cursos têm início à hora indicada no respetivo programa, salvo por motivos de força maior, funcionando em regime laboral. Considera-se dentro do regime laboral, as sessões que decorram no período entre as 9:00h e as 18:00h;
• Os cursos, por regra, não têm uma duração, ininterrupta, superior a 2 horas. No caso de sessões com uma duração superior, é feito um intervalo não superior a 15 minutos;
• No caso de ocorrerem circunstâncias imperativas podem ser efetuadas alterações ao cronograma, local ou horário, o que a acontecer, será comunicado atempadamente pela APEMIP Serviços aos formandos/empresa.
• Quando a ação de formação é online, 24h antes de a mesma acontecer, é enviado para o e-mail do(a) formando(a), indicado na ficha de inscrição, os links para acesso à sessão em ZOOM e para preenchimento do Teste e do Questionário de Satisfação (apenas ativos alguns minutos antes do fim da formação). O teste e o questionário devem ser preenchidos obrigatoriamente no decorrer da formação.
• No final de cada curso de formação, num prazo máximo de 1 mês(5) , é enviado via e-mail, a cada formando(a), que tenha obtido aproveitamento (acertar metade das questões) e preenchido o questionário de satisfação, assim como frequentado a formação na sua totalidade, um certificado(6).
• A todos os formandos que estiveram presentes é enviado um Diploma de Frequência
• A repetição de cursos por parte dos formandos é aceite pela APEMIP Serviços, se devidamente justificada perante a Academia (necessidades específicas dos formandos, atualização de conteúdos, entre outros).
• Quanto à formação de Branqueamento de Capitais, os formandos podem repetir a mesma de acordo com os seguintes critérios:
- Entidades com 1-5 colaboradores – uma ação de formação em cada 2 anos civis;
- Entidades com 6-10 colaboradores – uma ação de formação p/cada ano civil;
- Entidades com mais de 10 colaboradores asseguram de forma rotativa que os seus colaboradores recebam formação adequada – uma ação de formação no mínimo por cada ano civil, com a presença em todas do Responsável pelo Cumprimento Normativo(7).

3. Deveres de assiduidade
• A assiduidade dos formandos é verificada através da assinatura diária das folhas de presença (formação presencial) ou dos registos extraídos das plataformas e/ou da confirmação efetuada pelos formadores (formação à distância).
• Para efeitos de aproveitamento e emissão de certificado a participação do formando na ação deve ser superior a 75% da duração total da formação.

(5) Salvo impossibilidade de envio por motivos de força maior, e sem prazo definido para as formações da NAR/CRS/REBI.
(6) Condições aplicadas aos cursos da Academia APEMIP, não aos cursos do Banco de Portugal e da NAR/CRS/REBI que têm um modo de funcionamento específico.
(7) O RCN é um elemento da direção de topo ou equiparado de uma entidade obrigada, designado pelo respetivo órgão de administração, que tem como missão zelar pelo controlo do cumprimento do quadro legal e regulamentar vigente em matéria de prevenção do BC/FT. Nos termos da alínea n) do n.º 1 do artigo 2.º da LPCBC/FT, integra a "direção de topo" de uma entidade obrigada qualquer dirigente ou colaborador com conhecimentos suficientes da exposição da entidade em causa ao risco de BC/FT e com um nível hierárquico suficientemente elevado para tomar decisões que afetem a exposição ao risco, não sendo necessariamente um membro do órgão de administração.
As entidades obrigadas devem garantir que o cargo de RCN é exercido por uma pessoa idónea e dotada da qualificação profissional e da disponibilidade adequadas, cabendo-lhes avaliar previamente o preenchimento destes requisitos e, sempre que solicitadas a tal, disponibilizar às autoridades setoriais os resultados dessa avaliação.
As entidades com atividades imobiliárias designam, nos termos do n.º 1 do artigo 16.º da LPCBC/FT e do artigo 10.º do Regulamento n.º 603/2021 – 02 de julho, um elemento da sua direção de topo ou equiparado, desde que detentor dos poderes e competências necessários para zelar pelo controlo do cumprimento do quadro normativo em matéria de prevenção e combate ao BC/FT, qualquer que seja a sua natureza jurídica, e cujo número de colaboradores nas áreas comercial ou administrativa seja superior a cinco.


PONTO VI: INTERRUPÇÕES E POSSIBILIDADE DE REPETIÇÃO DE CURSOS

A Academia APEMIP promove em todas as suas ações de formação a avaliação da reação/satisfação dos formandos com o objetivo aferir o seu grau de satisfação em relação à ação de formação e às condições em que a mesma decorreu. No final da formação é solicitado aos formandos o preenchimento de um Questionário de Satisfação, cuja análise proporcionará à Academia informação sobre a perceção dos formandos relativamente à forma como decorreu a ação de formação, constituindo-se como um precioso auxiliar na procura permanente da melhoria contínua das nossas prestações.
Além disto, a Academia avalia a aprendizagem de cada formando(a) interveniente na formação com o objetivo de perceber em que medida os formandos adquiriram os conhecimentos e as competências que concretizam os objetivos do programa. Com base na aplicação dos instrumentos (testes, exercícios de simulação, etc.) e nas respetivas ponderações definidas no sistema de avaliação do curso, é atribuída ao formando uma classificação (0 a 20 valores). Regra geral, para que se considere que o formando teve aproveitamento é indispensável que obtenha uma classificação igual ou superior a 50%. Caso existam outras regras, estas serão antecipadamente comunicadas aos formandos.


PONTO VII: PROCEDIMENTOS RELATIVOS A QUEIXAS E RECLAMAÇÕES

1. Certificados de formação

Após a formação, os participantes terão direito a um certificado de formação emitido de acordo com os requisitos legais em vigor, tendo em conta o facto de ser uma entidade certificada pela DGERT e respeitando as regras internas da APEMIP SERVIÇOS.
Para a emissão dos certificados devem ser fornecidos à Academia, os dados pessoais dos formandos cuja recolha e processamento obedece ao disposto no Anexo I do presente Regulamento e é efetuada através das Fichas de Inscrição (formação interempresas) ou Modelo de Ficha de Inscritos ( formação intraempresas). Caso os formandos entendam não fornecer os dados pessoais requeridos pela plataforma SIGO para a emissão do certificado de formação, não é possível a emissão do mesmo.
Para a obtenção do certificado de formação os participantes deverão cumprir as seguintes regras:
• Frequentar um mínimo de 75% do número total de horas da formação;
• Obter, no mínimo, 50% na avaliação final.
Poderão existir cursos em que as regras para a emissão dos certificados sejam distintas das definidas no ponto anterior, nomeadamente decorrentes de requisitos do próprio curso (exemplo: Comercialização de Crédito Hipotecário, Intermediário de Crédito, cursos da NAR, CRS ou REBI) ou de acordos prévios com o cliente (para a formação intraempresa, por exemplo).
A Academia compromete-se a enviar o Certificado e o Diploma por e-mail, a(o) formando(a)/Cliente num prazo máximo de 1(um) mês, sendo que o mesmo pode recolher o original na sede em Lisboa, ou solicitar o envio por correio.

2. Outros documentos

• Conforme solicitado/acordado com o cliente, a Academia APEMIP poderá fornecer alguns dos elementos que constituem o DTP da ação de formação, nomeadamente:
- O programa de formação;
- O cronograma/calendário da formação;
- Os Currículos e CCP dos formadores;
- Os registos de sumários e presenças;
- Resultados da avaliação da formação (avaliação da satisfação do formando e/ou avaliação de aprendizagens);
- Relatório da formação.
• A fatura é enviada ao cliente/formando(a) dentro de 3 dias úteis após a formação acontecer, ou aquando do pagamento para formações intraempresa.


PONTO VIII: DESCRIÇÃO GENÉRICA DAS RESPONSABILIDADES DOS INTERVENIENTES NO PROCESSO FORMATIVO

1. Responsabilidade dos formandos
• Zelar pelas instalações e pelos equipamentos postos à sua disposição;
• Ser assíduo e pontual;
• Quando a formação é presencial, assinar a ficha de presenças e quando a formação é online, identificar-se de forma correta na sessão ZOOM, no Teste e no Questionário.
• Ter uma atitude profissional perante a ação de formação;
• Respeitar a equipa formativa;
• Preencher os elementos que lhe são solicitados pelo(a) formador(a), nomeadamente o Teste de Avaliação e o Questionário de Satisfação passados no fim da formação, até à hora de fim da mesma, não sendo possível o preenchimento dos mesmo após o término da ação.
• Aguardar de forma paciente e respeitadora, o envio do certificado e do material de apoio à formação.

2. Responsabilidades dos formadores
• Preparar o programa de formação; elaborar recursos pedagógicos para desenvolvimento da ação - planos de sessão, manuais, exercícios, folhas de sumários, entre outros; acompanhar e monitorizar as ações de formação; entregar as folhas de presença; elaborar e aplicar métodos e instrumentos de avaliação, tendo em consideração:
- Destinatários
- Objetivos definidos
Metodologia pedagógica mais ajustada
- Programa de formação estabelecido
- Suportes pedagógicos necessários
• Assegurar a reserva sobre dados pessoais e acontecimentos relacionados com o processo de formação e seus intervenientes (vide Anexo I);
• Zelar pelas instalações e pelos recursos materiais e técnicos postos à sua disposição;
• Ser assíduo e pontual;
• Garantir a ordem e o bom funcionamento da ação de formação;
• Comunicar atempadamente à APEMIP Serviços qualquer registo de ocorrência que possa prejudicar o bom funcionamento e aproveitamento da formação;
• Em tudo omisso, o(a) formador(a) deve cumprir os deveres de formador(a) referidos no artigo 8.º do Decreto Regulamentar n.º 66/94, de 18 de novembro alterado pelo Decreto Regulamentar n.º 26/97, de 18 de Junho e na Portaria nº 851/2010, de 6 de Setembro.

3. Responsabilidades do(a) Gestor(a) de Formação
Tal como indicado pelo Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social; DGERT e Direção de Serviços de Qualidade e Acreditação (MTSS, DGERT e DSQA, 2017) no seu Guia da Certificação de Entidades Formadoras, o(a) Gestor(a) de Formação deve ser:
• “Responsável pela política de formação e pela sua gestão e coordenação geral, assegurando: o planeamento, execução, acompanhamento, controlo e avaliação do plano de actividades; a gestão dos recursos afectos à formação; as relações externas relativas à mesma; a articulação com os responsáveis máximos da entidade e com os destinatários da formação; a promoção das acções de revisão e melhoria contínua e a implementação dos mecanismos de qualidade da formação
• Interlocutor privilegiado com o Sistema de Certificação - garante que as práticas formativas implementadas na entidade estão em harmonia com os requisitos de certificação”
• Criar links do Zoom e do Google Forms, assim como elaborar dos DTP, verificar a viabilidade das formações e fazer o seu seguimento.
• Reforçar, se aplicável, pedidos de pagamento.
• Enviar os links das formações online – link do Zoom -, do Questionário de Satisfação e do Teste – links do Google Forms, aos formandos, abertura dos links, assim como abertura e fecho da formação.
• Enviar os links das formações online – link do Zoom -, do DTP – link do Google Forms, e do Plano de Sessão a(o) formador(a).
• Elaborar conjuntamente com o departamento de design e com a empresa de marketing, a comunicação das formações ao público, através de indicações para newsletter, redes sociais e site.

Uma vez que, segundo a Portaria nº 851/2010, de 6 de novembro é possível a acumulação para as funções de gestor e de coordenador, desde que salvaguardadas as competências curriculares para cada um dos perfis funcionais e o exercício em normal funcionamento das atividades associadas a cada função; passamos a enunciar as seguintes responsabilidades:

4. Responsabilidades do(a) Coordenador(a) de Formação
• “Responsável pelo apoio à gestão da formação e pela gestão pedagógica da mesma, assegurando: a articulação com o gestor de formação; articulação com a equipa de formadores na fase de concepção dos programas; acompanhamento pedagógico dos formandos e dos formadores na fase de execução da acção; a resolução de questões pedagógicas e organizativas das acções, entre outras” (MTSS, DGERT e DSQA, 2017).

5. Responsabilidades dos assistentes administrativos em cada delegação
• Delegações do Porto, Vilamoura, Lisboa e Coimbra
a) Contacto com o cliente – por e-mail, telefone e presencialmente;
b) Imprimir os dossiês técnico-pedagógicos assim como todo e qualquer material de apoio que seja considerado necessário para cada ação de formação que decorra nas suas instalações ou na sua zona de abrangência (formação intraempresas);
c) Garantir a logística e recursos para a preparação da sala de formação e do coffee-break para as formações presenciais que decorram nas suas instalações, no dia em que as mesmas decorrerem;
d) Recolher as assinaturas dos formandos na folha de presenças;
e) Apoiar o(a) formador(a) caso o mesmo o solicite e sempre que o faça;
f) Solicitar a(o) formador(a) o preenchimento do DTP, correção dos testes e entrega dos mesmos, assim como dos questionários de satisfação.
g) Digitalizar, disponibilizar na Cloud e enviar o DTP, em formato físico, por correio, para a Delegação de Lisboa.
• Delegação de Lisboa - especificamente
a) Funções de acordo com todas as alíneas anteriores, exceto a alínea f);
b) Antes de as ações de formação decorrerem, inserir as fichas de inscrição de todos os formandos no sistema PHC e atualizar os dados dos mesmos e da empresa em questão; e solicitar os pagamentos, aos formandos que, até 3 dias antes de a formação acontecer não tenham efetuado o mesmo/enviado o comprovativo.
c) Criar os cursos no PHC.
• Delegação de Vilamoura – especificamente
a) Criar cursos no SIGO
b) Emissão de Certificados e Diplomas
c) Envio de Certificados
Todas as funções desempenhadas pelas delegações, no âmbito da formação, são desenvolvidas em articulação com o(a) Gestor e Coordenador(a) de Formação.
Além dos intervenientes mencionados, fazem parte do processo formativo também o Gabinete Financeiro que procede á faturação da formação e envio de faturas para as empresas (Dados da empresa, indicados na ficha de inscrição)


PONTO IX: PROCEDIMENTOS RELATIVOS A QUEIXAS E RECLAMAÇÕES

A APEMIP Serviços possui Livro de Reclamações físico e procedimentos definidos com vista ao tratamento de eventuais queixas e reclamações dos inscritos em ações de formação. Neste contexto, qualquer queixa e reclamação relativa ao funcionamento da formação deverá assumir a forma escrita e será analisada pelo responsável/Gestor da Formação, de acordo com o procedimento descrito no Anexo II.


BIBLIOGRAFIA

• Lei da Proteção de Dados Pessoais - Lei n.º 67/98, de 26 de outubro
• MTSS, DGERT e DSQA, 2017
• Regulamento n.º 603/2021 - 02.07
• Lei n.º 83/2017, de 18 de Agosto – medidas de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo


ANEXO I - POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Compromisso da APEMIP Serviços
A APEMIP Serviços compromete-se, perante os formandos, a colocar em prática um conjunto de medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados fornecidos contra a destruição - acidental ou ilícita - a alteração, a difusão ou o acesso não autorizados, de forma a garantir um adequado nível de segurança, minimizando os riscos de perda de confidencialidade inerentes ao tratamento da informação.

Estes procedimentos têm como finalidade dar execução às disposições legais, regulamentares e deontológicas que contribuem para assegurar aos formandos a prestação de um serviço pautado pelos mais elevados padrões de competência, diligência, lealdade, neutralidade e discrição, e com respeito prioritário e absoluto pelos seus interesses legítimos.

No tratamento de dados pessoais, ou outros, a Academia APEMIP compromete-se a implementar procedimentos internos que permitam garantir aos formandos os direitos legalmente consagrados a respeito da proteção destes dados.

Salienta-se que as fichas de inscrição para formação informam os participantes que a recolha de dados destina-se à constituição obrigatória do dossier técnico-pedagógico que, por sua vez, documentará a realização do processo formativo.

Direito de informação
No momento em que os dados pessoais são recolhidos e tratados, os formandos serão informados sobre a finalidade do tratamento, identificando-se desde logo quem é o responsável por este processo, a quem podem ser comunicadas as condições em que pode aceder e retificar a informação recolhida, e quais os dados de fornecimento obrigatório e facultativo. Os modelos de suporte ao registo deverão informar os seus destinatários sobre o fim a que se destina a recolha de elementos.

Direito de acesso
Aos formandos é reservado o direito de aceder aos dados que sejam registados sobre si, sem restrições, sem demoras ou custos excessivos.

Direito de retificação
Aos formandos é reservado o direito de exigir que os dados a seu respeito sejam exatos e atuais, podendo solicitar a sua retificação.

Direito de oposição
Aos formandos é reservado o direito de, salvo disposição legal em contrário, se opor, em qualquer altura, a que os seus dados pessoais sejam objeto de tratamento e sejam comunicados a terceiros. Tem o direito de se opor, a seu pedido e gratuitamente, ao tratamento dos seus dados pessoais para efeitos de marketing direto ou de qualquer outra forma de prospeção.


ANEXO II - PROCEDIMENTO PARA TRATAMENTO DE QUEIXAS E RECLAMAÇÕES

Livro de reclamações - apresentação de queixas e reclamações
A APEMIP Serviços adquiriu em 02 de Outubro de 2008 um livro de reclamações, que nos termos da legislação em vigor, se encontra disponível nas instalações da APEMIP Serviços, o qual pode, em qualquer circunstância ser imediatamente facultado, de forma gratuita, aquando da sua solicitação.
Adicionalmente, encontra-se em local bem visível e acessível a todos, a informação de que o estabelecimento dispõe de livro de reclamações.

Constituição do processo de reclamação
Encontra-se definido do seio da Academia APEMIP um processo de reclamação que permite o registo das evidências de cada utente. Neste sentido, formular uma reclamação exige o cumprimento das seguintes etapas:
• Preencher de forma correta e completa todos os campos relativos à sua identificação e endereço;
• Preencher de forma correta a identificação e o local da APEMIP Serviços;
• Descrever de forma clara e completa os factos que motivam a reclamação.
A APEMIP Serviços está obrigada a fornecer todos os elementos necessários ao correto preenchimento dos campos relativos à sua identificação, devendo ainda confirmar os dados inseridos pelo utente.

Notificação da reclamação
Após o preenchimento da folha de reclamação, a APEMIP Serviços tem a obrigação de destacar do livro de reclamações o original que, no prazo de 10 dias úteis, deve ser remetido à entidade de controlo de mercado competente ou à entidade reguladora do setor (Autoridade de Segurança Alimentar e Económica (“ASAE”)).

A Academia APEMIP tem ainda a obrigação de entregar o duplicado da reclamação ao utente, conservando em seu poder o triplicado, que faz parte integrante do livro de reclamações e dele não pode ser retirado.

Em tudo omisso a APEMIP Serviços deve assegurar o cumprimento do disposto no Decreto-Lei n.º 156/2005, de 15 de Setembro, alterado pelo Decreto-Lei n.º 371/2007, de 6 de Novembro.

Registo e tratamento de queixas e reclamações
Os processos de queixa e reclamação são formalizados por e-mail para o endereço eletrónico geral@apemipservicos.pt (reclamações sobre Formações/Webinares), ou geral@apemip.pt (reclamações dos demais assuntos), que procederá à sua análise e tratamento.
Após o registo de reclamação, a APEMIP Serviços deve formalizar uma resposta ao executor da reclamação.
É dado conhecimento dos referidos processos ao Presidente da APEMIP assim como aos Departamentos que possam ter competência no tratamento da situação.